ERP System Blueprint — Developer Handbook

Enterprise Workflow
PT Lentera Perdana Mandiri

Panduan arsitektur sistem ERP terpadu — mencakup alur antar departemen, SOP operasional, tech stack, dan roadmap pengembangan bertahap untuk tim developer.

Laravel 11.x MySQL / SQLite RBAC + Sanctum Tailwind 3.x Alpine.js
8
Departemen
5
Core Flows
5
SOP Rules
6
Build Phases
Part A — Sistem Workflow & SOP
Struktur Alur Antar Departemen
Urutan & tanggung jawab unit
8 Units
No Departemen Peran Utama dalam Sistem
1
 Marketing Lead generation, inquiry masuk, permintaan survey, pembuatan quotation (SPH), deal conversion ke project
2
 HRD / Admin Penerbitan surat penugasan survey & manajemen administrasi resmi perusahaan
3
 Operasional (Jasa / Produksi) Pelaksanaan survey teknis lapangan, perencanaan teknis proyek & eksekusi end-to-end
4
 Purchasing Konversi Purchase Request (PR) ke Purchase Order (PO), komunikasi & negosiasi vendor
5
 Warehouse Penerimaan barang dari vendor, manajemen stok realtime, pengeluaran material ke proyek
6
 Quality Control Inspeksi & validasi kualitas barang masuk sebelum disimpan ke stok warehouse
7
 Finance Monitoring cost proyek realtime, proses pembayaran ke vendor, penagihan ke customer
8
 Management Review performa proyek, approval strategis, evaluasi & final closing project
Workflow Inquiry
Pre-Sales Stage — Inquiry → Deal / Lost
Pre-Sales
Tahap Owner Deskripsi Proses Status
Inquiry Masuk Marketing Penerimaan permintaan penawaran dari calon customer + input data ke RKST (Rencana Kerja & Syarat Teknis) OPEN
Survey Lapangan
Marketing → HRD → Operasional
Marketing ajukan permintaan survey → HRD terbitkan surat penugasan → Operasional lakukan survey teknis lapangan SURVEY
Quotation (SPH) Marketing Pembuatan Surat Penawaran Harga (SPH) berdasarkan hasil survey teknis, dikirimkan ke customer QUOTATION
Keputusan Customer Marketing Jika SPH disetujui → konversi menjadi Project aktif. Jika ditolak → Inquiry ditutup dengan status LOST
DEAL — or — LOST
Workflow Project
Post-Deal Execution — Activated → Closed
Execution
Tahap Owner Deskripsi Status
Project Activated Marketing SPH telah disetujui customer, Surat Perintah Kerja (SPK) diterbitkan, nomor project di-generate sistem OPEN
Execution Operasional Tim operasional melaksanakan pekerjaan proyek. PR/PO bahan material dibuat & diproses selama fase ini ON PROGRESS
Project Completed Operasional Seluruh pekerjaan teknis telah selesai. Berita Acara Serah Terima (BAST) dibuat & diserahkan ke customer FINISHED
Final Closing
Finance → Management
Finance menyelesaikan administrasi keuangan & pembayaran. Management melakukan review final & tutup project CLOSED
Purchase Request (PR)
Operasional → Manager → Purchasing
Tahap Owner Status
PR Dibuat Operasional CREATED
Persetujuan Manager APPROVED
Konversi ke PO Purchasing CONVERTED
Purchase Order (PO)
Purchasing → Warehouse + QC
Tahap Owner Status
PO Dikirim ke Vendor Purchasing OPEN
Penerimaan Sebagian Warehouse PARTIAL
Selesai & Validasi QC
WH + QC
CLOSED
Inventory & Material Usage
Stock Movement & Cost Mapping
Proses Owner Keterangan
Barang Masuk Warehouse Input berdasarkan Delivery Order (DO) dari vendor, diverifikasi QC sebelum masuk stok — jumlah bertambah secara realtime
Barang Keluar Warehouse Setiap pengeluaran material wajib ditautkan ke nomor project yang valid — stok berkurang secara realtime
Cost Monitoring Finance Setiap material usage otomatis terhitung sebagai cost proyek — tersedia di dashboard Finance secara realtime
Prinsip Kontrol Sistem (SOP Hard Rules)
Constraint yang tidak boleh dilanggar dalam alur sistem
Strict Rules
1
Project Gate — Inquiry Must Be DEAL
Tidak ada project yang dapat dibuat atau diaktifkan tanpa inquiry parent-nya berstatus DEAL. Sistem wajib enforce constraint ini di level database (foreign key + trigger).
2
PO Gate — Valid PR Required
Purchase Order tidak dapat diterbitkan tanpa Purchase Request yang valid dan berstatus APPROVED. PO selalu merupakan konversi dari PR yang disetujui manager.
3
PO Closing — QC Approval Mandatory
PO hanya dapat berstatus CLOSED apabila proses receiving di warehouse telah selesai dan mendapat persetujuan QC. Partial receiving menghasilkan status PARTIAL.
4
Material Usage — Project Number Required
Tidak ada pengeluaran barang dari warehouse tanpa dikaitkan ke nomor project yang aktif. Field project_id wajib NOT NULL pada tabel material_usages.
5
Project Closing — Finance Validation Required
Project hanya dapat berstatus CLOSED setelah Finance menandai seluruh administrasi keuangan & pembayaran sebagai selesai dan Management melakukan final approval.
Part B — Tech Stack & Build Roadmap
Technology Stack
Teknologi yang digunakan dalam sistem ERP ini
Backend Framework
Laravel 11.x PHP Framework
PHP 8.2+ Runtime
Eloquent ORM DB Abstraction
Composer Dependency Mgr
Database
MySQL Production
SQLite Dev / Testing
Frontend
Blade Engine Template
Tailwind CSS 3.x Styling
Alpine.js JS Interactivity
Font Awesome Icon Library
Animate.css CSS Animations
Auth & Security
Laravel Breeze Auth Scaffolding
Laravel Sanctum API Token Auth
RBAC Role-Based Access
CSRF Protection Built-in
Bcrypt Hashing Password Security
Build & Dev Tools
Vite Frontend Bundler
NPM Node Package Mgr
Laravel Mix Asset Compilation
Laravel Debugbar Dev Only
Build Roadmap — Urutan Development
Rekomendasi tahapan yang harus dibuild pertama → terakhir
6 Phases
Phase 01 — Foundation
Setup Project & Authentication
Fondasi teknis wajib sebelum apapun dibangun. Tanpa ini, seluruh fase berikutnya tidak dapat berjalan.
Start Here
Laravel 11 Install Breeze + Blade Setup User & Role Model RBAC Middleware Permission Gates Database Migration Base Vite + Tailwind Config
Phase 02 — Master Data
Customer, Vendor & Item Master
Data referensi yang dibutuhkan oleh hampir semua modul lain. Harus ada sebelum transaksi apapun bisa dibuat.
Core Data
Customer CRUD Vendor CRUD Item / Material Master Unit of Measure Category & Classification Employee Master
Phase 03 — Sales Cycle
Inquiry → Survey → Quotation → Project
Inti proses bisnis utama perusahaan. Semua alur dimulai dari sini. Implementasikan seluruh SOP Rules dari Part A.
Core Business
Inquiry Module Survey Request Flow SPH (Quotation) Builder Deal / Lost Logic Project Activation Project Status Engine SPK Generator BAST Module
Phase 04 — Procurement
PR → PO → Receiving → QC
Rantai pengadaan material. Enforce hard-rules: PO harus dari PR approved, PO CLOSED hanya jika QC approved.
Procurement
Purchase Request Manager Approval Flow Purchase Order PR → PO Conversion Goods Receiving (GRN) QC Inspection Form Partial Receiving Logic
Phase 05 — Warehouse
Inventory & Material Usage
Manajemen stok realtime. Setiap movement harus traceable — terutama material out yang harus linked ke project number.
Inventory
Stock Management Inbound (GRN → Stock) Outbound (Material Usage) Project Linkage Enforce Stock Opname Movement History Log Low Stock Alert
Phase 06 — Finance & Dashboard
Cost Monitoring, Invoicing & Analytics
Lapisan penutup. Semua data dari fase sebelumnya diagregasi menjadi laporan keuangan & dashboard eksekutif.
Final Layer
Project Cost Dashboard Vendor Payment Customer Invoice P&L per Project Finance Final Validation Management Dashboard KPI & Analytics Export Reports (PDF/Excel)